Mettre en place un parc d'imprimantes géré : les cinq étapes pour réussir

La mise en place d'un parc d'imprimantes géré peut être bénéfique pour optimiser l'utilisation des imprimantes, réduire les coûts et améliorer l'efficacité globale de votre entreprise. Voici cinq étapes pour réussir cette initiative :

1. Évaluation des besoins : Commencez par évaluer les besoins de votre entreprise en matière d'impression. Identifiez le nombre d'imprimantes nécessaires, les fonctions requises (impression, numérisation, télécopie), les volumes d'impression attendus, les exigences de sécurité et les préférences spécifiques des utilisateurs.

2. Sélection des imprimantes : Sur la base de l'évaluation des besoins, sélectionnez les imprimantes qui correspondent le mieux à vos exigences. Prenez en compte des facteurs tels que la vitesse d'impression, la qualité, la capacité papier, les options de connectivité et les coûts d'exploitation.

3. Gestion centralisée : Mettez en place un logiciel de gestion centralisée des imprimantes. Cela vous permettra de surveiller et de contrôler les imprimantes à distance, de gérer les niveaux d'encre ou de toner, d'optimiser les paramètres d'impression et de collecter des données pour une analyse ultérieure. Ces outils facilitent également la résolution des problèmes et la maintenance préventive.

4. Suivi des coûts et de la consommation : Utilisez des outils de suivi des coûts et de la consommation pour évaluer l'utilisation des imprimantes, les volumes d'impression, les coûts d'impression et les pratiques inefficaces. Cela vous aidera à identifier les goulots d'étranglement, à mettre en œuvre des politiques d'impression plus économes en ressources et à réduire les dépenses liées à l'impression.

5. Formation et sensibilisation : Assurez-vous de former vos employés à l'utilisation optimale des imprimantes et à l'adoption des politiques d'impression efficaces. Sensibilisez-les aux bonnes pratiques telles que l'impression recto verso, l'utilisation du mode d'économie d'énergie, l'impression en noir et blanc lorsque cela est possible, et encouragez l'utilisation du numérique chaque fois que cela est approprié.

N'oubliez pas de revoir régulièrement les performances du parc d'imprimantes géré, d'effectuer des ajustements en fonction des besoins changeants de votre entreprise et de rester à l'écoute des nouvelles technologies et des améliorations possibles.